Aplikasi Perkantoran

BAB I

PENDAHULUAN

        Latar Belakang

            Microsoft Access (atau Microsoft Office Access) adalah sebuah program aplikasi basis data komputer relasional yang ditujukan untuk kalangan rumahan dan perusahaan kecil hingga menengah. Aplikasi ini merupakan anggota dari beberapa aplikasi Microsoft Office, selain tentunya Microsoft Word, Microsoft Excel, dan Microsoft PowerPoint. Aplikasi ini menggunakan mesin basis data Microsoft Jet Database Engine, dan juga menggunakan tampilan grafis yang intuitif sehingga memudahkan pengguna. Versi terakhir adalah Microsoft Office Access 2007 yang termasuk ke dalam Microsoft Office System 2007.

            Microsoft Access dapat menggunakan data yang disimpan di dalam format Microsoft Access, Microsoft Jet Database Engine, Microsoft SQL Server, Oracle Database, atau semua kontainer basis data yang mendukung standar ODBC. Para pengguna/programmer yang mahir dapat menggunakannya untuk mengembangkan perangkat lunak aplikasi yang kompleks, sementara para programmer yang kurang mahir dapat menggunakannya untuk mengembangkan perangkat lunak aplikasi yang sederhana. Access juga mendukung teknik-teknik pemrograman berorientasi objek, tetapi tidak dapat digolongkan ke dalam perangkat bantu pemrograman berorientasi objek.

            Microsoft Access digunakan kebanyakan oleh bisnis-bisnis kecil dan menengah, di dalam sebuah organisasi yang kecil bahkan mungkin juga digunakan oleh perusahaan yang cukup besar, dan juga para programmer untuk membuat sebuah sistem buatan sendiri untuk menangani pembuatan dan manipulasi data. Access juga dapat digunakan sebagai sebuah basis data untuk aplikasi Web dasar yang disimpan di dalam server yang menjalankan Microsoft Internet Information Services (IIS) dan menggunakan Microsoft Active Server Pages (ASP). Meskipun demikian, penggunaan Access kurang disarankan, mengingat telah ada Microsoft SQL Server yang memiliki kemampuan yang lebih tinggi.

            Beberapa pengembang aplikasi profesional menggunakan Microsoft Access untuk mengembangkan aplikasi secara cepat (digunakan sebagai Rapid ApplicationDevelopment/RAD tool), khususnya untuk pembuatan purwarupa untuk sebuah program yang lebih besar dan aplikasi yang berdiri sendiri untuk para salesman.

            Microsoft Access kurang begitu bagus jika diakses melalui jaringan sehingga aplikasi-aplikasi yang digunakan oleh banyak pengguna cenderung menggunakan solusi sistem manajemen basis data yang bersifat klien/server. Meskipun demikian, tampilan muka Access (form, report, query, dan kode Visual Basic) yang dimilikinya dapat digunakan untuk menangani basis data yang sebenarnya diproses oleh sistem manajemen basis data lainnya, seperti halnya Microsoft Jet Database Engine (yang secara default digunakan oleh Microsoft Access), Microsoft SQL Server, Oracle Database, dan beberapa produk lainnya yang mendukung ODBC.

       Rumusan Masalah

1.      Bagaimanakah sejarah Microsoft Access ?

2.      Apa saja versi yang pernah dirilis / dikeluarkan oleh Microsoft Access ?

3.      Apa saja fitur yang diperoleh dari Microsoft Access ?

4.      Bagaimana pola pengembangan yang dapat dimanfaatkan dari fitur yang ada didalam program Microsoft Access tersebut?

       Tujuan Penulisan

1.      Agar masyarakat mengetahui bagaimana sejarah dari Microsoft Access.

2.      Agar masyarakat mengetahui apa saja versi-versi yang pernah dirilis atau dikeluarkan oleh Microsoft Access..

3.      Agar masyarakat mengetahui apa saja fitur Microsoft Access.

4.      Memberi informasi kepada masyarakat agar mereka mampu mengembangkan aplikasi Microsoft Access dengan fitur-fitur yang ada.

BAB I

PEMBAHASAN

         Sejarah Microsoft Access

            Microsoft pertama kali merilis Microsoft Access 1.0 pada bulan November 1992 dan dilanjutkan dengan merilis versi 2.0 pada tahun 1993. Microsoft menentukan spesifikasi minimum untuk menjalankan Microsoft Access 2.0 adalah sebuah komputer dengan sistem operasi Microsoft Windows 3.0, RAM berkapasitas 4 megabyte (6 megabyte lebih disarankan) dan ruangan kosong hard disk yang dibutuhkan 8 megabyte (14 megabyte lebih disarankan). Versi 2.0 dari Microsoft Access ini datang dengan tujuh buah disketfloppy 3½ inci berukuran 1.44 megabyte.

            Perangkat lunak tersebut bekerja dengan sangat baik pada sebuah basis data dengan banyak record tapi terdapat beberapa kasus di mana data mengalami kerusakan. Sebagai contoh, pada ukuran basis data melebihi 700 megabyte sering mengalami masalah seperti ini (pada saat itu, memang hard disk yang beredar masih berada di bawah 700 megabyte). Buku manual yang dibawanya memperingatkan bahwa beberapa kasus tersebut disebabkan oleh driver perangkat yang kuno atau konfigurasi yang tidak benar.

            Nama kode (codename) yang digunakan oleh Access pertama kali adalah Cirrus yang dikembangkan sebelum Microsoft mengembangkan Microsoft Visual Basic, sementara mesin pembuat form antarmuka yang digunakannya dinamakan dengan Ruby. Bill Gates melihat purwarupa (prototype) tersebut dan memutuskan bahwa komponen bahasa pemrogramanBASIC harus dikembangkan secara bersama-sama sebagai sebuah aplikasi terpisah tapi dapat diperluas. Proyek ini dinamakan dengan Thunder. Kedua proyek tersebut dikembangkan secara terpisah, dan mesin pembuat form yang digunakan oleh keduanya tidak saling cocok satu sama lainnya. Hal tersebut berakhir saat Microsoft merilis Visual Basic for Applications (VBA).

         Versi Microsoft Access

Tahun	Nama Versi	Nomer Versi	Sistem operasi yang didukung	Versi Microsoft Access
1992	Microsoft Access 1.1	1	Microsoft Windows	T/A
1993	Microsoft Access 2.0	2	Microsoft Windows	Microsoft Office 4.3 Professional
1995	Microsoft Access for Windows 95	7	Microsoft Windows 95 danWindows NT 3.51	Microsoft Office 95 Professional
1997	Microsoft Access 97	8	Microsoft Windows 95/98 danWindows NT 3.51/NT 4.0	Microsoft Office 97 Professional
1999	Microsoft Access 2000	9	Microsoft Windows 98/Me,Windows NT 4.0/2000	Microsoft Office 2000 Premium dan Office 2000 Professional
2001	Microsoft Access 2002	10	Microsoft Windows 98/Me,Windows NT/2000/XP	Microsoft Office XP Professional
2003	Microsoft Access 2003	11	Microsoft Windows 2000 (Service Pack 3 ke atas)/XP (Service Pack 1 ke atas)/Server 2003	Microsoft Office System 2003
2007	Microsoft Office Access 2007	12	Microsoft Windows XP (Service Pack 2)/Server 2003/Vista/Server 2008 (Beta 2 ke atas)	Microsoft Office System 2007
2010	Microsoft Office Access 2010	13	Microsoft Windows XP (Service Pack 2)/Server 2003/Vista/Server 2008 (Beta 2 ke atas)	Microsoft Office System 2010

Perbedaan database ini meliputi :

1.      Platform atau system operasi

      Pada bidang ini Mysql lebih baik karena dapat digunakan di OS (Operation system) Windows, Linux, Machintosh, dan OS lainnya. Sedangkan Microsoft access hanya dapat digunakan di OS buatan Microsoft seperti Windows XP, 98 , NT , ME/2000 , Vista. Mysql cukup flexible untuk hal ini.

2.      Lisensi atau harga

·         MS (Microsoft) Access memiliki lisensi berbayar yang harganya lumayan mahal baik untuk perorangan maupun perusahaan.

·         Mysql memiliki lisensi gratis yang bebas digunakan siapa saja, bagi perusahaan komersial dikenakan biaya yang lebih murah dibandingkan database lain di pasaran.

3.      Sifat database

·         Penggunaan database Mysql dapat bersifat multi user, mampu menyimpan data dan lainnya.

·         Penggunaan database MS.Access hanya sebatas single user saja.

4.      Tampilan

·         Microsoft Access bersifat program GUI(Graphic User Interface), yang mempunyai warna dan pilihan objek.

·         Mysql mempunyai tampilan layaknya DOS, berupa latar belakang hitam dan tulisan putih.

5.      Kecepatan

Mysql lebih cepat daripada MS.Access dalam waktu koneksi dan pemrosesan data.

6.      Penggunaan dalam internet

      Mysql dapat digabungkan dengan web server oleh bahasa pemrograman sedangkan Ms.Access tidak bisa.

7.      Penggunaan dalam jaringan LAN

      Mysql berjalan lebih baik dalam sebuah instalasi jaringan dan cocok untuk membantu setiap client, untuk Ms.Access sulit dilakukan.

         Pengembangan dengan Fitur Microsoft Access

Bagaimana memulai microsoft Access.

1.      Klik Start → pilih All Program → pilih Microsoft Office → lalu pilih Microsoft Access

2.      Setelah terbuka Microsoft Accessnya, klik Blank Database. Pada jendela file new database isikan nama file yang diinginkan, kemudian klik create.

Obyek-obyek dalam Microsoft Access :

1.      Table

Table digunakan untuk menyimpan data dalam suatu obyek, table memiliki arti sekumpulan data sejenis. Table sendiri memiliki item informasi :

1)      Field          : Data terkecil dari sebuah table yang menempati bagian kolom.

2)      Record      : Kumpulan beberapa field yang saling berhubungan yang menempati bagian baris.

                        Langkah membuat Table

1)    Setelah muncul jendela seperti di bawah.Tutup tabel yang ditawarkan.biasanya namanya Table1,caranya klik kanan pada tab Table 1→Close all.

2)      Selanjutnya buat tabel baru dengan cara  klik menu bar Create→Table Design.

3)      Setelah muncul jendela Table Design. Buat Field,dengan cara mengisi kolom Field Name,dan Data Type.Field Name diisi dengan nama field,atau kolom table yang ingin anda buat.DataType diisi dengan tipe datanya.

Misal: kolom tabel yang akan di buat pertama adalah Nama_Mahasiswa. Ketikan pada Field Name.lalu isikan tipe datanya ke Data Type, misal:type data untuk nama mahasiswa adalah text.dst.

Setelah semua field dimasukan,maka akan tampak hasil seperti di bawah.

4)      Kembali pada awal field.seperti contoh diatas klik pada No_Siswa,lakukan klik kanan pada field tersebut dan→ klik Primary Key.atau anda juga bisa mengklik Filed No_Siswa →Lalu Klik Icon Kunci pada group Tools (Lihat gambar di atas).

Field yang diberi identitas sebagai Primery Key akan otomatis tidak akan mempunyai data yang sama,atau istilah teknisnya disebut UNIQUE(data yang unik (data yang unik tidak pernah sama).

Tekan Tombol Ctrl+S untuk menyimpan tabel yang anda buat.

5)      Berikan nama pada tabel yang anda buat. Klik ok. Maka tabel yang anda buat telah selesai. Untuk melihat hasilnya klik ikon view pada bawah Office Button→klik Datasheet View.

6)      Hasil contoh data

2.      Query

Query adalah objek database yang digunakan untuk menampilkan, menyunting dan menganalisa suatu data dengan cara lain.

Manfaat Query :

1)      Menampilkan data-data tertentu pada suatu table.

2)      Menampilkan data dari dua table atau lebih dengan syarat antar table itu ada field yang berhubungan

Langkah – langkah membuat query

1)      Sebelum membuat Query anda Harus membuat tabel dan data datanya terlebih dahulu.

Contoh tabel yang telah di buat sebelumnya:

2)      Setelah anda membuat Tabel dan sudah mengisi data data sesuai keinginan anda.setelah itu masuk ke tab menu bar Create→pada group other klik Query design.

3)    Maka akan mucul tampilan seperti berikut ini:

4)      Klik pada data tabel anda “Data Nilai Siswa” lalu tekan Add→Close.

5)      Setelah muncul tampilan di atas.klik ganda satu persatu data field tersebut secara berurutan hingga semua field selesai di masukkan.

6)      Tekan Ctrl+S untuk menyimpan Query.Dalam kotak dialog munculan diisi dengan nama Query yang di inginkan.

7)      Untuk melihat hasil Query. klik ikon view pada bawah Office Button→klik Datasheet View.

8)      Hasilnya: 

Keterangan

·         Field = Nama Field yang ingin ditampilkan

·         Table = Nama Table dari Field tersebut

·         Sort = Mengurutkan Data hasil query

·         Show = Mengatur Field ditampikan atau tidak

·         Criteria = Syarat dari data yang ingin ditampilkan

3.      Form

      Form adalah sebuah objek database yang digunakan untuk membuat control proses memasukkan, memeriksa dan memperbaharui data.

4.      Report

      Report adalah sebuah objek yang digunakan untuk menampilkan data yang telah diformat.

          Cara Menutup Program Microsoft Access

      Menutup program MS Access berarti keluar dari program MS Access. Untuk keluar dari program MS Access dapat dilakukan dengan salah satu cara berikut ini:

1)      Klik File ->Exit pada menu Bar

2)      Tekan tombol kombinasi shorcut Key  Alt + F4

3)      Klik icon Close pada Title Bar dibagian sudut kanan atas dari jendela database.

BAB III

PENUTUP

      Kesimpulan

            Berdasarkan uraian dari bab-bab sebelumnya dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut :

1.      Dilihat dari sejarah Microsoft Access, Microsoft pertama kali merilis Microsoft Access 1.0 pada bulan November 1992. Nama kode (codename) yang digunakan oleh Access pertama kali adalah Cirrus yang dikembangkan sebelum Microsoft mengembangkan Microsoft Visual Basic, sementara mesin pembuat form antarmuka yang digunakannya dinamakan dengan Ruby.

2.      Nama-nama versi yang pernah dirilis oleh Microsoft Access diantaranya adalah :

·         Tahun 1992     : Microsoft Access 1.1

·         Tahun 1993     : Microsoft Access 2.0

·         Tahun 1995     : Microsoft Access for windows 95

·         Tahun 1997     : Microsoft Access 97

·         Tahun 1999     : Microsoft Access 2000

·         Tahun 2001     : Microsoft Access 2002

·         Tahun 2003     : Microsoft Access 2003

·         Tahun 2007     : Microsoft Office Access 2007

·         Tahun 2010     : Microsoft Office Access 2010

3.      Antara program Microsoft Access dan program MYSQL keduanya cukup bagus untuk perusahaan ataupun perseorangan. Namun ada beberapa kelemahan yang berbeda diantara software ini yang bias saling melengkapi.

4.      Program Microsoft Access dan MYSQL mudah dipahami, namun MYSQL agak sedikit sulit karena tidak menggunakan visual program tapi DOS yang harus diketik dan menghafal rumus tertentu.

5.      Salah satu keunggulan dari fitur Microsoft Access dilihat dari perspektif programmer adalah kompatibilitasnya dengan bahasa pemrograman Structured Query Language (SQL).

6.      Obyek-obyek didalam Microsoft Access :

·         Table

·         Query

·         Form

·         Report

B.     Saran

            Dari data dan keterangan yang telas dibahas dalam makalah ini diberikan saran bagi masyarakat yang ingin belajar dan memahami database untuk jaringan local ( lab.komputer, warnet, perkantoran, dll ) sebaiknya menggunakan program Microsoft Access. Karena sangat mudah penggunaannya.

DAFTAR PUSTAKA

Anonymous. 2010. Sejarah Microsoft Access dan Penggunaanya. Wikipedia.org

(diakses tanggal 24 November 2010).

Haryanto Agus. 2010. Membuat Aplikasi Sederhana Microsoft Access. Ilmukomputer.com

(diakses tanggal 30 November 2010).

Anonymous. 2009. Pengantar Komputer dan Internet. Univ Kristen Duta Wacana.

Prodi Teknik Informatika

http://izat17.blogspot.co.id/2013/06/pengertian-dan-langkah-langkah-membuat.html

http://izat17.blogspot.co.id/2013/06/pengertian-dan-langkah-membuat-query.html